Bármilyen szervezet életében jelentős változást jelent a vezető pozíciókban bekövetkező személyi változás. Nincsen ez másképpen a munkaügyi / HR feladatokért felelős vezető pozíciója esetében sem. Annak érdekében, hogy az új vezető a lehető leggyorsabban hatékonyan tudja irányítani az adott szervezetet, mihamarabb meg kell ismerkednie annak működési gyakorlatával, módszereivel. Az alábbiakban azokat a kritikus pontokat szeretnénk – terjedelmi korlátokra tekintettel csupán vázlatosan – „felvillantani”, amelyek átvilágítását elengedhetetlenül szükségesnek tartjuk – írja a munkajog.hu.

Átvilágítás előtt

Még a munkaügyi folyamatok, eljárások megismerése előtt célszerű a munkáltató működésével kapcsolatos átfogó, alapvető kérdések, elvárások megismerése, megfogalmazása, hogy azokon keresztül beazonosíthatóak legyenek azok a kiemelt figyelmet érintő kérdések, amelyekre a vezetőnek minden körülmények között figyelmet kell fordítania. Ezek a kérdések a munkáltató tevékenységétől, méretétől, a munkahelyi kultúrától függően egészen széles skálát ölelhetnek fel. Egyes munkáltatók létszámhiánnyal küzdenek, míg másoknál a munkavállalói károkozások jelentenek problémát, vagy éppen szervezeti átalakulás előtt állnak stb.

A munkáltató egyedi jellemzői alapján meghatározott súlyponti kérdések mellett mindenképpen célszerű azokat a kérdéseket elsőként megvizsgálni, amelyek valamely jogszabályi kötelezettség miatt jelentős anyagi kockázatot hordozhatnak magukban. A munka világában ilyen területek különösen a munkaviszony létesítése és annak bejelentése, a munkabér elszámolásának helyessége, adó- és járulékfizetés, valamint a munkaviszony megszüntetésének jogszerűsége. Míg az előbbiek tipikusan hatósági ellenőrzés (adó- illetve munkaügyi ellenőrzés) során kerülnek elő, addig a munkaviszony megszüntetés jogszerűségét általában a munkavállalók vitatják, bírósági eljárás keretei között.

A könnyebb követhetőség érdekében a munkaügyi és HR területet érintő legfontosabb kérdéseket a munkaviszony „életciklusára" felfűzve ismertetjük.

A munkaviszony keletkezése előtt

A munkáltatónak már a munkaviszony létesítését megelőző kiválasztási eljárás során figyelemmel kell lenni arra, hogy eljárása során megfeleljen az egyenlő bánásmód szabályainak. Azaz, már a betöltendő munkakörre kiírt pályázatok, valamint a kiválasztás során sem lehet a jelölteket valamely védett tulajdonságuk (például nem, bőrszín, vallási, politikai hovatartozás, egészségi állapot stb.) alapján megkülönböztetni.

Érdemes a kiválasztási folyamatba bevont külső szolgáltatók (pl. magán munkaerő-közvetítők) szerződéseit áttekinteni, ellenőrizni, hogy rendelkeznek-e a munkaerő-közvetítéshez előírt kötelező hatósági regisztrációval.

A kiválasztás során alkalmazott tesztek, feladatok alkalmazása, igazolások kérése során meg kell győződni arról, hogy azok a munkaviszony létesítéséhez, tartalmához, megszüntetéséhez valóban szükségesek-e, nem alkalmaz-e tiltott eszközöket a munkáltató.

Ugyancsak fontos kérdés a jelöltek adatainak kezelése, meddig, milyen feltételek mellett és milyen formában őrzi meg a kiválasztásra nem kerülő személyek adatait a munkáltató, hogyan tájékoztatja erről a jelölteket.

Munkaviszony létesítése

A munkaviszony létesítése során a munkaszerződés írásban történő megkötése és a kötelező munkavállalói tájékoztató kiadása mellett kiemelt jelentősége van a munkáltatót terhelő bejelentési kötelezettség teljesítésének. Ennek elmaradása ugyanis – annak okától függetlenül – „fekete foglalkoztatáshoz" és ezen keresztül rendezetlen munkaügyi kapcsolatokhoz vezethet, ami két évre kizárhatja a munkáltatót valamennyi állami támogatásból és ráadásul bírságot is von magával.

Munkaviszony tartama

A munkaviszony fennállása során a munkáltatót számos kötelezettség terheli, amelyek közül az alábbiak teljesítésének feltételeit, folyamatát mihamarabb át kell látni, és szükség szerint optimalizálni:

  • Bérszámfejtés módja, határidők megtartása (használt bérprogram, igénybe vett külső szolgáltató megismerése);
  • Munkáltatót terhelő nyilvántartási kötelezettségek teljesítése (munkaidő-nyilvántartás, szabadság nyilvántartása, munkavállalókkal kötött megállapodások);
  • Munkaszerződés módosítások módja;
  • Munkaköri leírások megléte, kiadása, módosítása;
  • Munkáltató, munkavállalói károkozások kezelésének módja, különös tekintettel a munkabérből levonás szabályainak betartására;
  • Munkavállaló kötelezettségszegések kezelésének rendje.

A munkaviszonyt az Mt. szabályain túlmenően, illetve azoktól eltérően számos más forrásból származó rendelkezések is érinthetik. Ezek közül ki kell emelnünk a kollektív szerződések, illetve üzemi megállapodások szerepét, amelyek számos kérdésben eltérhetnek az Mt. szabályaitól.

A legtöbb munkáltató rendelkezik munkáltatói szabályzatokkal, amelyek alkalmazása során különös kihívást jelenthet a szabályzatok naprakészen tartása és a szabályzatok valamint az egyéb, munkaviszonyra vonatkozó szabályok közötti összhang megteremtése. A munkáltató belső szabályzatainak ugyanis az Mt. rendelkezései mellett meg kell felelniük a kollektív szerződés, üzemi megállapodás rendelkezéseinek és nem lehetnek ellentétesek a munkavállalóval kötött megállapodásokkal sem. Ráadásul a munkáltatói szabályzatok esetében igen gyakran előkerülnek az egyenlő bánásmód megtartásával kapcsolatos kérdések is, legyen szó akár egyoldalúan adott juttatásokról, akár munkavállalókat terhelő kötelezettségekről, vagy éppen előmeneteli rendszerről.

Munkaviszony megszűnése, megszüntetése

A munkaviszony megszüntetése, illetve annak jogszerűsége minden munkáltató működésének kritikus pontja, hiszen a legjobb szándék mellett is előfordulhatnak ebből eredő jogviták, amelyek során a munkaviszony megszüntetésének indokát tipikusan a munkáltatónak kell bizonyítania. Azaz, nem elegendő az eljárás és az indokok helyessége, azokat bizonyítani is tudni kell egy jogvita során. Éppen ezért a munkaviszony megszüntetésének folyamata mellett elengedhetetlen a használt iratminták (például felmondás, azonnali hatályú felmondás, közös megegyezés) vizsgálata, valamint az indokoláshoz kötött jognyilatkozatok indokolási gyakorlatának tartalmi vizsgálata is.

Munkaviszony után

A munkáltatói kötelezettségek a munkaviszony megszűnését követően sem érnek véget, bár elsősorban nyilvántartási, iratmegőrzési kötelezettségekre korlátozódnak. Elegendő ebben a körben csak az adóigazolásokra, társadalombiztosítást érintő juttatások igazolására szolgáló dokumentumokra gondolnunk, amelyeket adott esetben akár hosszú évtizedekig is meg kell őriznie a munkáltatónak.

Ahogy a fentiekből kitűnik már önmagában a munkajogi kérdések megismerése is rendkívül szerteágazó feladatokat jelent, ráadásul ezekhez számos egyéb terület (adózás, társadalombiztosítás, adatvédelem) is kapcsolódik, ezért – különösen nagyobb szervezetek esetében – a kockázatok felméréséhez, a szervezet megismeréséhez és ezeken keresztül a fejlesztési irányok meghatározásához célszerű lehet az adott területet ismerő szakértők, külső szolgáltatók igénybe vételére. Így az átvilágítás mélységének növelésével a kockázatok megismerése alaposabbá válhat, valamint az átvilágítás lefolytatásának felgyorsulása mellett új megoldási javaslatok is a vezető látókörébe kerülhetnek.

Forrás: munkajog.hu