A HR gyakorlatában naponta felmerül a kérdés: meddig jogszerű megőrizni a toborzási folyamatban beérkező önéletrajzokat? Különösen azért fontos ez, mert a munkáltató birtokában lévő önéletrajz nagy kincs, hiszen a cég a saját adatbázisból gazdálkodhat. Ugyanakkor a kérdésnek adatvédelmi vonatkozásai is vannak, hiszen a pályázó számos személyes adatát osztja meg a potenciális munkaadóval – írja a Kamaraonline.

Először is, tekintsük át azt, hogy – adatvédelmi szempontból – hogyan jogszerű az álláspályázatok kezelése.

Mindenekelőtt fontos azt tisztázni, hogy az anonim álláspályázat a NAIH (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság) álláspontja szerint tilos, ugyanis a leendő munkavállaló nem kerülhet olyan helyzetbe, hogy nem tudja: ki, hogyan és meddig kezeli az adatait.

Ezen túlmenően az önéletrajzok megszerzésekor intézkedni kell arról, hogy a pályázó megfelelő, a GDPR szerinti tartalommal elkészített tájékoztatást kapjon az adatkezelésről.

A gyakorlatban sokszor felmerül az az eset, hogy valaki nem egy konkrét álláspályázatra nyújt be jelentkezést, csupán „lesz, ami lesz”-alapon elküldi adott cégnek az önéletrajzát vagy éppen leadja azt a recepción. Ez esetben az adatkezelési tájékoztatás megoldható egy válasz e-mailben vagy a recepciós által átadott papír-alapú tájékoztatással.

Az önéletrajzokban szereplő személyes adatok kezelésének jogalapja tekintetében nincs még egyértelmű gyakorlat: van olyan álláspont, hogy ennek jogalapja a jelentkező önkéntes hozzájárulása; míg más álláspont szerint a szerződéskötési szándék lehet megfelelő jogalap. Előbbivel kapcsolatban fontos hangsúlyozni, hogy a hozzájárulás bármikor visszavonható. Mindazonáltal bármi is a jogalapja az adatkezelésnek, erről megfelelően tájékoztatni kell a jelentkezőt.

A kiválasztási folyamat során jellemzően eldől, hogy melyik pályázóval vagy pályázókkal kíván a munkáltató munkaviszonyt létesíteni.

De vajon mi történjen a sikertelenül pályázók anyagaival, önéletrajzaival?

A NAIH 2016. évi, a munkahelyi adatkezelésről szóló iránymutatása értelmében a sikertelen pályázók anyagait törölni kell, azokat a munkáltató – adatkezelési cél hiányában – nem kezelheti tovább. Ugyanakkor a munkáltatók nagy többsége ennek vonakodva tesz csak eleget, hiszen könnyen előfordulhat, hogy a felvett dolgozó munkaviszonya a próbaidő alatt megszűnik vagy éppen új pozíció nyílik, amelyre könnyebb a meglévő önéletrajzokból válogatni, mint új toborzást lefolytatni.

Ne feledjük azt sem, hogy a kiválasztásra nem került jelentkező akár három éven belül eljárást kezdeményezhet az egyenlő bánásmód elvének megsértése miatt: például azért nem került felvételre, mert kisgyermeke van vagy mert adott szexuális irányultsága van. Ilyen esetben a munkáltató köteles bizonyítani, hogy nem történt diszkrimináció, márpedig ez igencsak nehézkes, ha az álláspályázat anyagai teljes egészében törlésre kerültek.

A fentiek alapján mi az alábbi álláspontot tartjuk elfogadhatónak.

Ha a munkáltató további megkeresés céljával kívánja a pályázó anyagát, önéletrajzát, elérhetőségét (telefon, e-mail cím) megőrizni, akkor ehhez kifejezett hozzájárulást kell kérni a pályázótól akkor, amikor eldől, hogy nem ő lett a befutó. Az adatkezelés időtartama tekintetében célszerű egy ésszerű időtartamot meghatározni, például 6 hónap, 1 év. (Ne felejtsük el, hogy a jogszerű adatkezeléshez nem elég a megfelelő jogalap – például a hozzájárulás –, hanem jogszerű céllal is kell rendelkezni. Jellemzően egy év elteltével már kevésbé „érdekes” a pályázó önéletrajza, bár ez mindig az adott szervezettől függ.) Ha a pályázó az ilyen célú adatkezeléshez nem járul hozzá, akkor természetesen nem lehet őt új ajánlattal megkeresni.

Ugyanakkor, mivel a munkáltatónak számítania kell adott esetben a diszkriminációval kapcsolatos eljárásra is, a pályázati anyagok jogérvényesítési határidőben történő megőrzése alapulhat a munkáltató jogos érdekén. Ilyen esetben le kell folytatni az érdekmérlegelési tesztet és természetesen e tényről is tájékoztatni kell a jelentkezőt.

Forrás: KamaraOnline

Hozzászólok a Facebookon

Ha tetszett a cikk, LIKE-old Facebook oldalunkon!


Ha Te is szeretnél a rabszolgatörvény ellen tiltakozni a Facookon és szeretnél egy ilyen keretet a profilképedre, akkor:
1. kattints a profilképedre
2. kattints a "keret hozzáadására"
3. írd be a keresőbe, hogy "Stop rabszolgatörvény"
4. húzással igazítsd a kívánt helyre
5. add meg, mennyi ideig akarod használni
6. fogadd el a változtatásokat

Eseménynaptár

Társ-szerkesztőségünk:

Sztrájk 2.0



Meg­je­lent Ber­ki Er­zsé­bet tu­do­má­nyos i­gé­nyű össze­fog­la­ló mű­ve a mun­ka­harc esz­kö­ze­i­nek ma­gyar­or­szá­gi al­kal­ma­zá­sá­ról.
A Sztrájk 2.0 el­ér­he­tő e‐book for­má­ban.

További információ