Sokan fogunk nagyon sokat tanulni az elkövetkező hetekben a home office-ról és az online együttműködésről általában. Mint minden másnak, ennek is megvannak a maga generációs szépségei, amiket ha megértünk, könnyebb lesz az együtt munkálkodás ezekben a nehéz időkben.

Nagyon sokan vagyunk, akik teljesen váratlanul új helyzetben találjuk magunkat.

Lemondott rendezvények, hirtelen bezáratott üzletek, kiürült szállodák és bulihelyek, tömegeket kerülő tömegek.

Már ma tele lett a Facebook váratlanul munkanélkülivé vált ismerősök és ismeretlenek jelzéseivel. Aki meg nem találkozott ezzel, azok körében is egyre nagyobb a bizonytalanság, a kérdőjelek: mi lesz a következő hetekben? 

Sokan fogják a következő napokban megtapasztalni, milyen is otthonról dolgozni. Van, akinek ez rutinszerűen fog menni, de vannak olyanok, akiknek ez merőben új helyzet lesz. Online együttműködést kell tanulniuk, el kell sajátítaniuk a cégük által rájuk kényszerített kollaboratív felületek használatát. Word-ről Google Docs-ra, Drive-ra kell átállniuk, Skype-on, Teamsben, vagy más videókonferencián, vagy konferencia-beszélgetésen kell részt venniük, azon keresztül kapnak meg, oldanak meg, vagy adnak ki feladatokat.

Cégek százainál zajlanak az ilyen típusú gyorstalpalók: sokan végeztek vagy végeznek a napokban tesztüzemet, a cégek raklapra vásárolják a laptopokat, és más informatikai eszközöket, és igyekeznek biztosítani a hozzáférést a székhelyükön futó megoldásokhoz (VPN). Ez nagyon helyes hozzáállás, és biztos vagyok abban, hogy sok cég fog a válság után is profitálni a most szerzett tapasztalatokból.

– mondta Steigervald Krisztián, generációs szakértő.

De az is biztos, hogy sokan érzik majd magukat elveszettnek ebben a helyzetben.

Felelősség-teljes munkaadóként most ezerrel arra kell koncentrálni, mi van a munkavállalókkal. Mert nagyon sokan közülük veszélybe kerülhetnek: a bizonytalanság, az információ-hiány, az új helyzet miatt csökkenhet az aktivitás, nőhet a depresszió. De nem kell őket magukra hagyni otthon sem!

Steigervald Krisztián szerint most lehet idő arra, amire korábban nem volt. Az online tréningek alap megoldások, de a life-stream talán még jobb. Azért is csinálnak most például sokan élő bejelentkezéseket, mert ahhoz mindenkinek fel kell öltözni, be kell egymáshoz jelentkezni, látni és hallani a másikat, lehet beszélgetni, egy kávéval odaülni, stb.

A 45-50 felettiek vannak talán a legnagyobb veszélyben. Ők abban szocializálódtak, hogy a munkahely a második otthon. Ők azok, akik nem teszik le a lapátot fél 5-kor, hanem húznak, amíg munka van. Nagyra értékelik a csapatot, az élőszavas kommunikációt, előbb értekeznek, mint hogy üzenetet írnának, és bizony sokszor okoz gondot számukra az új eszközök és megoldások alkalmazása.

Forduljunk feléjük empátiával, akkor is, ha ők a vezetők, akikről most derül majd ki, hogy mennyire elveszettek ebben az új világban!

Az Y-os és Z-s munkavállalók most tapsikolnak örömükben, nekik a munkahellyel eddig is csak két gondjuk volt (az egyik a munka, a másik a hely). Nos, ez utóbbival most egy darabig nem lesz gondjuk.

Azoknál a cégeknél, ahol erre minimális esély mutatkozik, a következő hetekben biztosan elrendelik a bejárási tilalmat a munkáltatók. Nehogy azt higgyük azonban, hogy a „fiatalok” tudnak otthonról dolgozni.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy az otthonról dolgozás – nemcsak az ő köreikben – nagyon sok embernek gondot okoz. Nem az eszközök alkalmazása miatt, a fiatalok számára ez a probléma vagy nem létezik, vagy egy pillanat alatt megugorják. Sokkal inkább azért, mert otthoni környezetben kifolyik az ember kezéből az idő. Mindig akad valami, amivel lehet, vagy kell foglalkozni: ott a mosatlan, a szennyes és a kutya, arról nem is beszélve, hogy enni is kell valamit, ha egyszer nem áll rendelkezésre a munkahelyi menza. Varró Dániel szavaival élve, a „büdös pizsamázók” kora köszönt ránk: lesz, aki egyéni motiválatlanságból (inkább a BB/X-esek) és lesz, aki online játékokba temetkezve, magáról megfeledkezve ébred rá délután 5-kor, hogy ez a nap is elment anélkül, hogy felöltözött volna.

És ez nem a hibájuk. Egész egyszerűen tömegek nincsenek ahhoz hozzászokva, hogy tartósan, keretek nélkül kell saját maguknak a napot feltölteni.

Ha nincs iskolakezdés, ha nem kell bemenni a munkahelyre, iszonyatosan könnyen szétfolyik a nap. Nem öltözünk fel, nem érezzük a késztetést, nehezen jön elő az aktív énünk.

Főnökként, vagy munkáltatóként akkor járunk el helyesen, ha a következő hetekben szorosra húzzuk a gyeplőt, nagyon világos feladatkiosztásokkal élünk, sok részletmunkára adunk feszes, de tartható határidőt. Ezeket pontosan számon tartjuk és számon is kérjük, rendszeres bejelentkezési időpontokat adunk meg, és azokon pontosan számon kérjük az elvégzett feladatokat. Főnökként nekünk kell gondoskodnunk arról, hogy a home office-ba kényszerített, de ahhoz nem szokott beosztottak képesek legyenek a munkavégzéshez alkalmas időbeosztást kialakítani maguknak.

A távmunkához használható eszközöknek komoly irodalma van, generációs szempontból egyetlen tényezőre hívnám fel a figyelmet, és ez generációnként nagyon is eltérő telefonhasználat.

Az Y-osok, és a Z-sek számára felhívni valakit, nagyjából egyenértékű azzal, hogy fürdés közben rájuk törjük az ajtót. Az idősebbeknek meg kell érteniük, hogy ez nem valamiféle bunkóság, hanem igazi generációs jegy, ami nem változtatható meg. A fiatalok azért nem telefonálnak, mert az ő tereikben az azonnali reakció kockázatot jelent: az elhamarkodott kijelentések, a kommunikációs hibák csoportokból való kitaszítást, barátok elvesztését jelentheti, ezért szeretik megfontolni a válaszaikat. Ha fiatal beosztottainkat fel akarjuk hívni, akkor járunk el helyesen, ha erről előtte valamilyen más módon értesítjük őket. A „fél óra múlva hívlak” típusú üzenet az X-esek számára igazi marhaságnak tűnhet, a „fiatalok” azonban hálásak lesznek érte.

„Ha Y-os vagy Z-s vagy, és könnyen boldogulsz az eléd tolt, akár teljesen ismeretlen rendszerekkel is, akkor is tudnod kell, hogy nem mindenki van ezzel így.

Sőt akkor sem, ha szerinted ez tök egyszerű. Te azért tudod, hogy egy számodra ismeretlen felületen jobb, vagy a bal felső sarokban látható három vízszintes vonás a további lehetőségeket rejti, mert ebben nőttél fel. Vannak azonban olyan honfitársaink, értékes, nagy tudású emberek, akik kétségbeesve keresik ezeket a lehetőségeket, és nem akarják elhinni, hogy szerintük alapvető funkciók nincsenek nagy betűkkel feltüntetve az adott felületen. Gondolhatod persze, hogy ez „boomerség” (mert az is), de ha együtt akarsz működni az online térben olyanokkal, akik az offline világban szocializálódtak, akkor helyesebben teszed, ha ezekre a lehetőségekre - nem sértő módon - te magad hívod fel a figyelmüket.” – tanácsolja Krisztián.

Három fő szabály generációktól függetlenül online együttműködésre.

Mindent ki kell mondani

Minden online munkavégzésre, projektvezetésre igaz, hogy a távolsági kommunikáció során információ vész el. Életünk szerves része a mimika és a testbeszéd, ezek információt hordoznak. Legegyszerűbben például egy biccentéssel tudjuk kifejezni, hogy értjük a feladatot, és meg fogjuk oldani. Ezek az információk az online kommunikációból, egy csetből vagy egy konferencia hívásból hiányoznak, zömmel akkor is, ha videóhívásról van szó. Az online együttműködés éppen ezért szájbarágós műfaj: lehetőség szerint mindent ki kell mondani, el kell mondani, hogy mi a beszélgetés eredménye, és a döntés kire milyen feladatot ró, milyen határidővel.

Nehezített terep - számonkérés az online térben

Sokkal nehezebb a számonkérés az online térben, hiszen, ha nem látod az adott pillanatban a szereplőt, könnyen elfelejted, hogy az aktuális témával kapcsolatban mit kértél tőle az elmúlt héten. Éppen ezért fontos, hogy mindig készüljön a beszélgetésről jegyzőkönyv, lehetőleg ott helyben, és a következő alkalommal tételesen menjünk végig rajta. Legyen világos minden szereplő számára, hogy aki a folyamatos számonkérésen nem felel meg, vagy nem alkalmas az online együttműködésre, attól a projekt érdekében meg kell válni.

Fontos a csendes, nyugodt környezet

Sose hívj be 6 főnél többet egy beszélgetésbe. Ne aggódj, így is lesz, aki bóbiskol a vonal túlsó végén, de talán nem zavarják egymást közbeszólásokkal, párhuzamos beszéléssel, és kisebb az esélye annak is, hogy valakinél akadozik a net, vagy valamiért leakad a beszélgetésről. Ez utóbbi miatt jó, ha előre megkéred a résztvevőket, hogy a beszélgetés idején csendes nyugodt környezetben legyenek, ne mozogjanak, ne autóból beszéljenek, mert a kapcsolat akadozása, vagy esetleges kiesésük a beszélgetésből mindenki más számára súlyos időveszteséggel jár.